Ведение личных дел

Здравствуйте, уважаемые читатели моего блога!

Сегодня я хотел бы написать о ведении личных дел работников организации.

Сначала давайте разберемся, что же такое личное дело, что оно из себя представляет.

Под личным делом понимают некую совокупность документов, содержащие сведения о работнике. Обычно в состав личного дела входят следующие документы:

- автобиография;

- копии документов, предъявляемых при приеме на работу (паспорта, СНИЛС, копии документов воинского учета и пр.);

- копии документов об образовании, повышения квалификации и пр.;

- трудовой договор;

- копия приказа о приеме работника на работу;

- копии прочих приказов по личному составу и пр.

- опись документов, содержащихся в личном деле.

Данный перечень документов не является исчерпывающим.

Как мы видим, личное дело является довольно удобным способом организации информации о работнике. Но обязано ли предприятие вести его?

Обязательность ведения личных дел установлена только для государственных и муниципальных служащих. А коммерческие организации сами решают, нужно им это или нет. Если нет, то вполне можно ограничиться личной карточкой по форме Т-2 (кстати - с 01 января 2013 г. организации могут самостоятельно разрабатывать для себя форму личной карточки Т-2).

Исходя из своего опыта, могу посоветовать вести личные дела для отдельных категорий работников – руководителей и специалистов. Для категории рабочих это не так важно, тут можно обойтись личными карточками.

Если вы решите, что ведение личных дел необходимо на вашем предприятии, примите во внимание, что информация из личных дел содержит персональные данные работников. Это накладывает на работодателя ряд обязательств. Так, например, п. 7 ст. 86 ТК РФ гласит - «защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств, в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами». Личные дела уволенных работников необходимо сдавать в архив.

Нужно ли ведение личных дел на предприятии – решать только вам.