Составление графика отпусков

График устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. Не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года график отпусков должен быть утвержден.

График составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Составляя график, важно учитывать положения действующего законодательства, льготы, предоставляемые работникам, специфику работы организации и пожелания самих трудящихся. Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе и пр. Также, ваш коллективный договор (если он у вас есть, конечно) может устанавливать льготы некоторым категориям работников.

Следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. В соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо другим, уполномоченным им на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии) об очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Таким образом, необходимо ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за которое должностные лица могут понести ответственность в виде штрафа, так что не забывайте составить этот документ раз в год!

Перенос срока отпуска возможен при согласии обеих сторон – работника и работодателя.

В случае переноса срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя, в графике отпусков отражают соответствующие изменения (графы 7, 8, 9 ).

Многие кадровые работники совершают ошибку, не включая в график работников, принятых в течение года, после утверждения графика отпусков. Если после утверждения графика в организацию принимались новые сотрудники, в него нужно внести изменения. Это делается, издавая дополнения к документу, используя унифицированную форму N Т-7 с новыми сотрудниками. Дополнение является приложением к графику отпусков, и его необходимо утверждать так же, как и первоначальный график.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.

И напоследок хочу напомнить, что график отпусков обязателен не только для работодателя, но и для работника!